SUPERVISA MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS DEL ALMACÉN

Inventario Físico 

El Inventario Físico es una estadística física o conteo de los bienes existentes en una organización para identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros. El proceso de Inventario Físico requiere de una verificación periódica de las existencias del Activo Fijo con que cuenta una organización a efecto de comprobar el grado de eficacia en la administración y control de sus bienes.

Ventajas de un Inventario Físico

• Tener los bienes de la empresa totalmente ordenados, cuantificados, codificados e identificados.
• Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias físicas y las existencias en libros.
• Conocer la inversión real del activo fijo en la empresa.

Importancia de un Inventario Físico

La importancia de un Inventario Físico es reunir información relevante que describa de manera detallada el estado de los activos de tal forma que al realizar una consulta se refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso.

Ejemplo inventario físico realizado en las aulas de Logística, Programación y Ofimática tercer semestre: 

Stock

Productos o artículos que se encuentran en el almacén de los cuales ya se tuvo un control y están en espera de ser utilizados. 

Funciones del stock 

Entre todas las funciones que tiene el stock, las de mayor relevancia son acertar el producto o bien al cliente inmediato y procurar costos accesibles. 

Costos de inventarios 

Método Promedio medio o Promedio Ponderado

consiste dividir el valor final de la existencia, entre la suma de unidades habidas, con lo que se obtiene un costo unitario promedio; o también se puede determinar sumando la existencia anterior, en unidades, las entradas menos las salidas y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes.

Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)

consiste en consumir lo primero que llego y que el almacén recibió, dando lugar a que se queden aquellos productos que se obtuvieron después, tomando en cuenta fechas de caducidad, producción, etc. para que no se rezague el articulo o bien.

Método UEPS (Ultimas Entradas, Primeras Salidas)

consiste en consumir lo ultimo que entro con el objetivo que en el inventario final queden los artículos que compramos antes.

ORGANIZA OPERACIONES Y ESPACIOS DE ALMACÉN

Preparación de pedidos

Es la operación que consiste en la selección y la toma de productos desde su lugar de almacenamiento, para su posterior verificación y acondicionado, con el objetivo de cumplir con los pedidos de los clientes. 

1 Preparación de pedido 

2 Recorrido 

3 Selección
4 Toma del producto 

5 Reembalaje y etiquetado

Etiquetado 

Una vez que los productos del pedido han sido reempacados, es necesario indicar en el embalaje las instrucciones para su manejo y transporte.

Definición del valor agregado 

El valor agregado es la característica extra que un producto o un servicio ofrece con el propósito de generar mayor valor dentro de la percepción del consumidor este termino puede ser el factor determinante entre el éxito o el fracaso que una empresa tenga, debido a que se encarga, también de diferenciarla de la competencia. 

Bienes con valor agregado

Las sabritas son un producto de consumo a nivel nacional y los proveedores lanzan ofertas a los clientes como los cupones de dos por uno en hamburguesas o entradas al cine e incluso algún cupón para obtener algún producto de la tienda.

Servicios con valor agregado

• TELMEX
• BVA BANCOMER
• DISH
• SKY
• CFE
• VT
• STAR
• INTERNET
• AGUA POTABLE
• AGENCIAS DE SEGUROS

DOCUMENTOS PARA CONTROL DE ALMACÉN DE HERRAMIENTAS

Formato de control de propiedad 

Este documento se usa cuando se administra un almacén de herramientas; su función principal es tener un control de las herramientas y equipos que los operarios utilizan para realizar su trabajo diario. 

En el control de propiedad se enlistan las características básicas con las que se cuenta la maquinaria que están empleando, el modelo y número de parte y la cantidad.

Formato de vale de resguardo temporal 

Este formato se usa para tener un registro de los herramentales que ocupa cada trabajador y que se le entregan al inicio de la semana o mes dependiendo del tipo de empresa y sus políticas. 

Formato de vale de herramienta rota

Formato utilizado para control de herramientas rotas, averiadas o en malas condiciones.

Formato vale de no adeudo

El vale de no adeudo es un documento que se utiliza cuando se despide o renuncia un integrante del personal de mantenimiento o producción. Generalmente, a este trabajador se le entregan herramientas para que pueda desempeñar su trabajo. 

CONTROL DE SALIDA DE MATERIALES

Formato de salidas de materiales directos 

Son un comprobante de que el almacén está entregando los materiales solicitados y que está de acuerdo con lo entregado. Adicionalmente se llena un vale foliado como respaldo de este documento.

Formato de salidas de materiales indirectos 

Es para materiales que no intervienen directamente en el proceso productivo.

Vale de salida de material 

Este formato es el complementario para los formatos de salida del almacén, se usa como respaldo de que el material fue solicitado y recibido.

REPORTE DE FALTANTES, MERMAS O SOBRANTES DE BIENES

Faltantes 

Se presenta cuando no cuentas con el material suficiente para entregar el pedido completo y surte en parcialidades quedando un saldo pendiente de entrega.

Merma de material

Se define como la variación entre materias primas que entran a producción que ya salen transformados. 

Sobrantes de material 

se consideran sobrantes de material aquellos productos que por diversos motivos no tienen un destino determinado; es decir, que no está planeada su utilización en ese momento para fabricar un producto o que - como su nombre lo indica - son "sobrantes" de los pedidos originales que se hicieron. 

SUPERVISIÓN DE ACCIONES OPERATIVAS EN EL ALMACÉN

Acto inseguro

Se define como cualquier actividad ejecutada por el personal que labora en la empresa que puede ocasionar un accidente.

Condición insegura

Es aquella situación física o ambiental que se presenta en la empresa y que esta fuera de las condiciones habituales, pudiendo ocasionar fatiga o un peligro para los trabajadores.

REGISTRO DE MERCANCÍAS ENTRANTES AL ALMACÉN

Formato de entrada de materiales directos o productos terminados.

Es aquel que se usa para que los materiales que intervienen directamente en el proceso productivo o de productos terminados cuando se trata de una empresa que solo se dedica a comercializar artículos terminados.

Formato de entrada de materiales indirectos.

Es aquel en el que se registran todos los materiales que forman parte del proceso productivo, aunque no son utilizados directamente en el mismo pero intervienen en la operación.

Formato de kárdex del almacén. 

Este documento se utiliza dentro del almacén para llevar un control detallado de entradas, salidas, faltantes o variables en el inventario, mermas, etcétera, de materias primas, materiales, productos o herramientas que se controlan en el almacén. De igual manera, se registran las herramientas que han sido dadas de bajas del inventario debido a desgastarse, daño o perdida; cada material, producto, herramienta o utensilio debe contar con su propio kárdex.

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Requisición de compra

      Documento físico o electrónico que sirve para solicitar la entrega o compra de un material, el cual se usa en todos los departamentos de una empresa (Mercadotecnia, Dirección, Producción, Jurídico, Contabilidad, Finanzas, etcétera) que intervienen de forma directa en la producción de un bien. 

Datos

•Nombre de la empresa

•Folio de la requisición

•Fecha de solicitud

•Fecha requerida de entrega del material

•Cantidad

•Unidad

•Descripción

•Nombre del solicitante: almacenista o alguna otra persona que dependa de otro departamento

•Departamento por el que fue requerido al material

•Firma de autorización

•Firma de recepción de almacén  

Orden de compra 

Una vez llena la requisición de compra, se convierte en otro formato para entregarlo al proveedor y que surta el material, al cual se le conoce como orden de compra. De la misma manera que la requisición, el diseño del documento varia de acuerdo con las políticas de la organización que lo emite.

Datos

•Folio de la orden de compra

•Nombre de la empresa que emite el documento

•Nombre del proveedor que surtirá el pedido

•Condiciones de pago

•Comentarios

Factura del proveedor 

Es un comprobante fiscal donde se inscriben los datos necesarios para una operación comercial de compra-venta de materia prima, materiales o productos de almacén. 

Datos

•Folio de la factura

•Razón social

•Domicilio fiscal

•Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

•Razón social del cliente

•Condiciones de pago

•Método de pago

•Cantidad y unidad de los productos solicitados

•Descripción y precio de los productos

•Subtotal

•Total

•Cantidad 

Remisión 

Utilizado para las operaciones de compra-venta de productos es la remisión de compra; hay que tomar en cuenta que este documento solo funciona como comprobante de que el material fue entregado al cliente y tiene validez cuando se firma de conformidad. Es importante mencionar que en ningún momento puede emplearse una nota de remisión como factura, ya que no es un comprobante fiscal.  

Datos 

•Fecha

•Datos de la persona o empresa que recibirá el material.

•Condiciones comerciales pactadas: este campo lo llena el proveedor, pero esta sujeto a negociación con el departamento de compras del cliente.

•Unidad

•Cantidad

•Descripción

PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Recepción de mercancías

INTRODUCCIÓN

Almacén  

Tipos de almacenes